Оцифрувати паперові трудові книжки рекомендовано до 10 червня 2026 року. Це потрібно зробити для того, щоб уникнути в майбутньому затримок із пенсією чи виплатами.
Водночас дедлайн не впливає на вже набутий страховий стаж і не призводить до його втрати – подати документи для внесення до реєстру можна буде і надалі.
Річ у тому, що 10 червня 2026 року закічнується перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності в реєстрі Пенсійного фонду – цей процес тривав із 2021 року.
Тобто надалі основний документом буде саме електронна трудова книжка. Проте оцифровувати її можна й надалі – 10 червня є рекомендованим терміном. Штрафів за протермінування не буде.
Кому і як потрібно оцифрувати трудову книжку
Оцифрувати паперову трудову книгу насамперед працівникам, які почали трудову діяльність до 1 січня 2004 року, оскільки їхній стаж здебільшого зафіксований у паперовому вигляді.
Оцифрування можуть виконати як самі працівники, так і роботодавці – шляхом завантаження скан-копій документів через портал Пенсійного фонду України.
Необхідно відсканувати всі заповнені сторінки в хронологічному порядку та завантажити через вебпортал електронних послуг ПФУ. Файли мають бути кольоровими, чіткими, у форматі .jpg або .pdf та розміром до 1 Мб. Інструкція, як зробити сканкопію документів за допомогою смартфона можна переглянути за посиланням.
Після обробки дані відображаються в електронній трудовій книжці. Перевірити статус можна в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ, де доступна інформація про завантажені документи та результати їх опрацювання.
У разі втрати трудової книжки стаж можна підтвердити іншими документами:
- трудовими договорами
- довідками з місця роботи
- наказами про працевлаштування
- даними про нарахування зарплати.
Якщо підприємство знаходилося на окупованій території або архіви не збереглися – закон дозволяє підтвердження стажу свідченнями щонайменше двох колишніх колег.
Читайте також
