Для багатьох власників і топменеджерів стратегічна сесія досі залишається незрозумілим інструментом. Чи справді вона допомагає змінити бізнес, чи це лише приємна рефлексія? Як вона має проходити? Як до неї готуватися? Як уникнути довгих обговорень без конкретних рішень? Що дійсно важливо під час вибору фасилітатора?
У цій колонці розповім про алгоритм підготовки та проведення стратегічної сесії, який розставить всі крапки над “і”. Кожен етап ми розглянемо на прикладі реальної сесії за LEAN-методом, яка дозволила українській туристичній агенції розв’язати ключові проблеми й потроїти середньомісячний чистий прибуток.
Філософія LEAN: почніть із проблем, що заважають бізнесу зростати
Для стратегічних сесій я раджу використовувати LEAN-підхід. Це філософія заощадливого виробництва, яка зародилася в Toyota, а сьогодні використовується компаніями в усьому світі. В Україні LEAN застосовують Нова пошта, COMFY, Centravis та інші бізнеси.
Виходячи з LEAN-підходу, ви маєте визначити ті проблеми в компанії, що створюють зайві витрати та не дозволяють максимізувати цінність для клієнта. Саме їх ви будете розв’язувати на стратсесії.
На старті роботи з туристичною агенцією “Полечу, куди хочу!” ми визначили дві ключові проблеми: “проблемні” тури (через зношені готелі компанія періодично отримувала негативні відгуки) і довгий підбір персоналу (оскільки у пік сезону агенції не вистачало менеджерів для обробки заявок).
Підготовка до стратегічної сесії: чому важливо починати заздалегідь
Якщо ви обираєте фасилітатора, то обов’язково запитайте, що входить у його підготовку. Саме ця “невидима” частина роботи часто визначає якість і результат стратегічної сесії.
Я раджу закладати на підготовку 2–3 тижні. Якщо плануєте готуватися самостійно, можете скористатись моїм чеклістом.
Чекліст підготовки до LEAN-стратсесії:
- аналіз конкурентів (перегляд ресурсів, іноді — таємний покупець)
- дослідження ринку та трендів індустрії (базово, без дорогих звітів)
- аналіз цільової аудиторії (глибинні інтерв’ю + аналіз соцмереж)
- аналіз маркетингових активностей на базі CRM, Google Analytics та відгуків
- анкетування команди щодо довгострокового бачення розвитку бізнесу
- попередній розбір проблем у кожному відділі
- передача всіх матеріалів учасникам сесії заздалегідь
У кейсі туристичної компанії така підготовка дала кілька практичних результатів ще до початку сесії. Ми краще зрозуміли запити нашої ЦА — і почали відповідати на них у контенті. Побачили, чого не вистачає, аби довести клієнта до бронювання, — і прописали нові скрипти. Дані щодо продажів і прибутку дали розуміння динаміки розвитку бізнесу й дозволили поставити реалістичну ціль у цифрах. А попередній збір інформації від відділів суттєво заощадив час на сесії, бо всі думки вже були сформульовані.
Проведення LEAN-сесії: як зробити обговорення продуктивним
На самій стратегічній сесії важливо не просто обмінюватися думками, а рухатися до конкретних рішень. Для цього потрібні дві речі: чіткий план з таймінгами і правильно підібрані фреймворки.
- Чіткий план з таймінгами. Я рекомендую планувати стратегічну сесію щонайменше на два робочих дні (може бути й довше залежно від кількості задач і глибини проблем). Ви маєте прописати розклад до кожного дня, аби встигнути опрацювати всі завдання, які винесені на сесію.
Із туристичною агенцією ми працювали два дні за чітким таймінгом. Спочатку — регламент і слово власника. Далі — довгострокове бачення від кожного відділу, аналіз продажів за минулий рік, розбір висновків дослідження ЦА, цілепокладання і робота з ключовими проблемами. До кожного блоку я прописала тривалість, а під час сесії слідкувала за часом та підтримувала темп.
- Структурування через LEAN-фреймворки. Використовуйте фреймворки, щоб вести дискусію від проблем до рішень, а далі — до конкретних завдань. Без фрейморвків легко залишитися на рівні ідей і припущень.
У сесії для туристичної агенції я використала три ключові фреймворки: “Дерево цілей”, “5 чому” та “А3”.
Фреймворк “Дерево цілей” допоміг сформувати реалістичну мету, яка врахувала потреби власника, команди й клієнтів. У нашому випадку метою було зростання середньомісячного прибутку з конкретною цифрою.
Фреймворк “5 чому” дозволив нам дійти від симптомів до реальних причин проблем. Ми виявили, що найчастіше скарги на сервіс в готелях були в бюджетних турах — і надалі перестали публікувати подібні пропозиції. Клієнтам з бюджетного сегменту ми чесно й турботливо повідомляли про ті плюси й мінуси готелів, які не згадують у відкритих джерелах. Також ми додали окрему рубрику в соцмережах, де показували готелі, від яких краще відмовитись.
Фреймворк “А3” допоміг знайти нестандартне розв’язання для проблеми найму менеджерів.
Реалізація стратегії: не обов’язково виконувати план на 100%
Після стратегічної сесії зазвичай з’являється великий перелік задач і напрямів. І тут важливо не намагатися впровадити все одразу. Я раджу пріоритезувати те, що найбільше впливає на вашу мету.
Туристична агенція виконала близько 30% стратегічного плану, але вже за рік отримала трикратне зростання середньомісячного прибутку. Компанія найняла додаткових менеджерів і розподілила збільшене навантаження на команду, апровадила нові креативні ідеї та механіки покращення клієнтського досвіду, перейшла до візуального дорогого та орієнтованого на потреби клієнтів контенту. Для цього провела ребрендинг і протягом року змінила трьох SMM-підрядників. Також фірма змістила фокус на роботу із середнім і преміум-сегментом. А завдяки оновленим скриптам для відділу продажів та іншим ініціативам з маркетинг-плану збільшила середній чек на 49%.
Стратсесія — це більше, ніж обговорення
Стратегічна сесія дає результат тоді, коли вона вибудована як процес: з підготовкою, фреймворками і чітким планом роботи. Для власників і топменеджерів ключовий момент — вибір фасилітатора. Обирайте фахівців, що не шкодують часу на занурення у ваш бізнес, і тоді стратсесія дійсно стане інструментом змін, а не лише приємним обговоренням.
