Інтернет-магазини, які продають в офлайні й працюють через декілька онлайн-каналів — сайт, Instagram, маркетплейси — часто гублять гроші між касами, банківськими рахунками й платіжними системами.
Ми з командою keyCRM зустрічаємо подібне, коли допомагаємо з автоматизацією. Бачимо, що саме в точці фінансів все розсипається. І це стається не тому, що команда недопрацьовує; а тому, що облік грошей не синхронізується з воронкою продажів.
Що робити? Спробую дати декілька порад, й десь може буду говорити очевидні речі, але для МСБ, думаю, це буде корисно.
Одна каса — це шлях до хаосу у магазині
Найчастіша помилка підприємців — усі транзакції через одну касу. Туди летить й готівка з точки на Подолі, й перекази з точки в Дніпрі, й оплати через онлайн-банкінг. Логічно ж, гроші все одно в одній кишені?
Тільки от коли все змішано, ви не бачите загальної картини. Не знаєте, що точка на Подолі, скажімо, дає 60% готівки, а на Оболоні — лише 40%. Не розумієте, чи точно вистачить коштів на зарплати. І головне — коли щось йде не так, шукаєте винуватців.
Наведу приклад. Невеликий магазин косметики: офлайн-точка в спальному районі й другий канал — продажі через Rozetka. Власниця дивилася на загальний оборот й думала, що обидва канали працюють більш-менш однаково. Втім коли розділила рахунки, побачила, що офлайн дає прибуток завдяки постійним клієнтам, а Rozetka, хоч і показувала великий оборот, з’їдала прибуток витратами рекламу та комісію маркетплейсу.
Ось чому важливо розділяти фінпотоки. Готівка в магазині й термінал — окремі рахунки, онлайн-еквайринг — теж окремий, виплати постачальниками — взагалі інший. Й не забувайте про різні права доступу, бо коли команда працює з фінансами, важливо, щоб у продавців був обмежений набір рахунків, а повну картину бачили лише ви або CFO/бухгалтер.
Звучить складно? Навпаки. Коли все розділено, ви витрачаєте на аналітику не три години щотижня, а п’ять хвилин щодня.
Рекомендація: створіть окремий рахунок для кожної точки продажів, для кожного способу оплати та для кожного онлайн-каналу.
Наприклад: “Готівка — Точка 1”, “Готівка — Точка 2”, «Термінал — Точка 1», “Термінал — Точка 2”, “Еквайринг сайт”, “Instagram-магазин”, “Маркетплейс 1”, “Маркетплейс 2” і т.д. Якщо у вас є криптоплатежі або валютні операції — для них теж окремі рахунки. Ця структура, повірте, здається громіздкою лише на початку.
Як навчити продавців не забувати фіксувати платежі?
Таке ось чуємо доволі часто: “Мої продавці забувають вносити оплати в систему”. Так от скажу, що вони не забувають, а їм просто незручно, незрозуміло або вони не бачать в цьому сенсу.
Уявимо себе на місці продавця в сьогоднішніх реаліях: у вас черга з 5 клієнтів, дзвонить телефон, хтось ще очікує в стороні на консультацію, а вам ще треба подумати про обробку замовлення на Rozetka і запуск генератора, бо світло вимкнуть через 15 хвилин. І в цей момент ви маєте ще думати про систему, створювати замовлення, обирати тип оплати, вказувати суму і т.д.
Ваша задача як підприємця — максимально спростити процес й навчити.
Якщо продавець має обирати рахунок при кожній оплаті, то він буде помилятися. Автоматизуйте все, що можна автоматизувати. Щоб коли продавець, наприклад, обирав в системі “Готівка” як Тип Оплати, система автоматично обирала потрібний рахунок. Без додаткових кліків й вибору десяти варіантів.
Далі — продавці мають розуміти, навіщо це все. Я раджу проводити періодичну коротку зустріч з командою (до 30 хвилин), де ви показуєте, як зараз виглядає журнал платежів. Пояснюєте: “Дивіться, тут ми бачимо ваші продажі за день. Якщо щось не внесено — система покаже, що каса не сходиться, й тоді нам доведеться витратити годину на пошуки помилки”. Коли люди розуміють наслідки, вони починають діяти інакше.
Рекомендація: введіть правило “закриття дня”, щоб продавці фіксували усі платежі до завершення зміни, звіряли баланс з системою. Можна створити в месенджері окремий чат для щоденних звітів.
Дрібні витрати, які з’їдають кошти
Прибуток по звітах 200 тисяч на місяць, а по факту маємо 150. Де ще 50 тисяч? Розбираємося й бачимо, що вони розійшлися на невеликі платежі — кур’єрам давали гроші з готівкової каси (не фіксували), закупили пакети й коробки на доставку (не фіксували), SMM-менеджер отримав бонус за роботу у вихідні, бо відповідав клієнтам в месенджерах (не фіксували).
Я вважаю, що суть в психології. Великі витрати — оплати постачальникам, оренда, зарплати — ми завжди фіксуємо, а от дрібні платежі здаються незначними. Ось взяли 350 грн з каси на таксі, щоб відвезти термінове замовлення. Це ж робоча потреба, правда, й наче фіксувати немає сенсу? От тільки таких 350 грн за місяць набирається на значну суму. А це вже прибуток, який розчинився.
Рішення — чіткі категорії витрат та обов’язкове внесення. Не “потім занесу”, а одразу. Взяв гроші з каси — одразу фіксуєш суму й додаєш коментар.
Рекомендація: категорії витрат мають бути зрозумілими. Не “Інше” (позаяк там будуть усе підряд фіксувати), а “Кур’єрські послуги”, “Пакувальні матеріали” тощо. Чим конкретніше, тим легше аналізувати. Також важливо не просто фіксувати, а й потім збирати дані у зрозумілі управлінські звіти — насамперед у форматі P&L, де видно, як ці витрати впливають на результат.
Доповніть це візуалізацією: коли продавці будуть бачити, скільки коштів й куди пішло, то їх ставлення до цього, як вже казав вище, змінюється. Показуйте команді не просто цифри, а що ці цифри означають.
Онлайн і офлайн: як синхронізувати магазину?
Розрив між онлайн-продажами та офлайном — також болюче місце. Класична ситуація: замовлення сплачується карткою на сайті, але товар видається в офлайн-точці. Або навпаки, коли клієнт отримав товар в магазині, але купив на сайті. Як це все рахувати?
Ключ — єдиний журнал платежів, куди стікаються всі гроші незалежно від каналу, але з чіткою розбивкою за джерелами та точками видачі. В деталях платежу важливо фіксувати не лише спосіб оплати, а й канал та місце видачі товару.
Наприклад, замовлення оформлене через Instagram, оплачене онлайн, але видане в магазині — це різні канали в одній транзакції.
Ще хочу підсвітити перекази між рахунками та мультивалютність. Уявімо, що у вас накопичилася готівка в одній точці, й потрібно перекинути частину на іншу. Без правильного обліку це виглядає так, ніби гроші зникли з одного місця й з’явилися в іншому. А потім ще ситуація ускладнюється, коли перекази відбуваються в різних валютах — що типово для бізнесів, які продають одночасно на українських та закордонних маркетплейсах. Оплати від клієнтів, комісії майданчиків, реклама, повернення — ручний підрахунок курсу швидко перетворює облік на кошмар. Тому важливо фіксувати кожен переказ із коментарем, мати автоматичне врахування курсу та заздалегідь визначену базову валюту обліку, в якій ви бачите реальні залишки.
Рекомендація: використовуйте єдину систему обліку для всіх каналів. Це може бути спеціалізована програма фінобліку, CRM-система, де об’єднані продажі, фінанси й операційні процеси, або навіть Excel — хоча в останньому випадку підтримка структури швидко стає складною. Важливо, щоб усі дані зводилися в єдиному місці.
Також введіть практику коментування переказів між рахунками — це займає 10 секунд, але зекономить години під час аналізу. Додатково створіть для себе дашборд “Онлайн vs Офлайн”.
Чеклист: 10 кроків до здорового фінансового обліку
Тепер перевірмо, чи справді вам потрібна автоматизація, чи можна ще потерпіти. Ми з командою keyCRM підготували 10 тверджень — відповідаєте на них “так” або “ні”:
- Чи є у вас окремі рахунки для кожної точки продажу?
- Чи автоматично гроші потрапляють на потрібний рахунок при оплаті?
- Чи фіксуються всі витрати, навіть дрібні?
- Чи зрозумілі вашій команді категорії витрат?
- Чи є правило закриття дня?
- Чи бачите ви баланс усіх рахунків в одному місці?
- Чи розділені у вас онлайн та офлайн операції?
- Чи фіксуються перекази між рахунками з коментарями?
- Чи дивитеся ви щотижня звіт по витратах?
- Чи приймаєте ви рішення на основі даних з фінобліку?
Якщо більшість відповідей “ні”, то обліку наразі у вас майже немає. Це нормально для хаотичного старту, але небезпечно, коли компанія вже активно працює. 8–10 “так” — вже дисципліна. Такий бізнес не боїться масштабування, бо рахується кожна гривня.
Навіть якщо зараз у вас хаос, навіть якщо здається, що все складно, все одно рухайтесь до автоматизації. Це не бюрократія. Фіноблік — це інструмент, який показує стан бізнесу, й коли він налаштований правильно, ви економите десятки годин, запобігаєте втратам грошей й приймаєте рішення на основі даних. Успішних продажів!
Читайте також
