Бізнес може мати всі необхідні документи та вчасно подавати звітність, але все одно зіткнутися з донарахуваннями й штрафами. Адже сама наявність документів ще не захищає бізнес від проблем. Важливо, щоб ці документи узгоджувалися між собою та підтверджували реальність господарської операції.

За 30+ років бухгалтерського супроводу компаній ми побачили, які помилки в документації найчастіше створюють ризики для бізнесу. Пропоную на реальних прикладах розібрати, де вони виникають і як їх уникнути.

Формальності можуть коштувати дорого

Помилки в документації виникають часто через те, що власник чи менеджер просто не може тримати в голові нюанси оформлення.

Ми одночасно супроводжуємо бухгалтерію близько 200 клієнтів. І власники бізнесу переважно не хочуть самостійно розбиратися в нюансах кожного акта, накладної чи інвойсу, але хочуть бути впевненими, що документи оформлені правильно. 

Тож наші бухгалтери дивляться не лише на звітність, а й на те, які документальні ризики можуть виникнути ще до перевірки. Подивімося на кілька ситуацій.

  1. IT-компанія щомісяця підписує акти з формулюванням «послуги з розробки ПЗ за “назва місяця”». При цьому ані акт, ані договір чи додатки до нього не дозволяють встановити, які саме роботи виконали та в якому обсязі. 
  2. Оптова компанія продає будматеріали. Акт приймання-передачі підписує новий комірник, який був на складі в момент відвантаження. Проте право підпису первинних документів йому офіційно не надали.
  3. Компанія-імпортер закуповує обладнання в Польщі. В інвойсі товар зазначений просто як «промислове обладнання». Через це неможливо однозначно встановити, який саме товар придбано, у якій кількості та за якою вартістю.

Все це здається звичайною робочою рутиною. Проте для податкової чи банку це привід поставити під сумнів реальність операції.

Найпоширеніші помилки, що створюють ризики

Не кожна технічна помилка автоматично означає порушення. Якщо з первинного документа можна визначити учасників операції, її дату, зміст та обсяг, неістотні недоліки не є підставою для невизнання операції. Це передбачено законодавством. 

Розберемо, коли помилки в первинці дійсно створюють ризики.

  1. Розпливчастий опис змісту операції. Наприклад, акт «постачання товарів згідно з договором» без переліку позицій і кількості. Такий документ не пов’язаний з визначенням об’єкту оподаткування, чого вимагає Пункт 44.1 ПКУ.
  2. Відсутність обов’язкових реквізитів. Наприклад, акт без дати складання. Це порушує вимоги Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положення № 88 Мінфіну (п. 2.4).
  3. Розбіжність сум між документами однієї операції. Наприклад, в акті вказано 50 тис. грн, у платіжці – 49800 грн. Звісно, це може бути часткова оплата, залишок заборгованості або інша ситуація, передбачена договором. Проте, коли різниця не має зрозумілого пояснення й не узгоджується з умовами договору та іншими документами, виникає ризик, що операцію не визнають.
  4. Хронологічне нестикування дат. Наприклад, договір передбачає поставку з 10 травня, тоді як видаткова накладна за ним датована 5 травня, а інших документів, які пояснюють таку послідовність, немає. 
  5. Підпис особи без належних повноважень. Наприклад, акт підписав комірник без довіреності або іншого документа, що підтверджує його повноваження. Це теж може ускладнити документальне підтвердження господарської операції.

Ціна помилки: які наслідки можуть виникнути

Формальні помилки в документах не викликають санкцій чи юридичної відповідальності автоматично. Проте за певних обставин вони можуть тягнути наслідки одразу в кількох площинах.

Податкові наслідки:

  • збільшення об’єкта оподаткування;
  • донарахування податку на прибуток; 
  • штрафи;
  • пеня.

Фінансові наслідки:

  • втрата або відтермінування податкового кредиту;
  • затримки платежів чи постачань;
  • додаткові витрати на виправлення документів і підготовку пояснень. 

Юридичні наслідки:

  • визнання договору недійсним та відмова від його виконання;
  • додаткові зусилля для підтвердження або схвалення правочину.

Наслідки у ЗЕД-операціях: 

  • ускладнене митне оформлення та проходження валютного нагляду;
  • нарахування пені через порушення встановлених строків розрахунків.

Виправити помилки після початку перевірки можна. Проте майте на увазі, що до документів, поданих із запізненням, законодавство встановлює спеціальні вимоги. Подавайте документи вчасно, аби не ускладнити підтвердження показників.

Чекліст: що перевірити перед підписанням

З нашої практики, під час перевірки документів варто звернути увагу на такі моменти:

  • Сторони – назва, код ЄДРПОУ та реквізити збігаються в усіх документах
  • Реквізити документа – зазначені дата, посади відповідальних осіб; місце складання не вимагається законодавством, проте рекомендовано для мінімізації ризиків
  • Зміст операції – описано конкретно, із зазначенням необхідних характеристик, змісту та обсягу
  • Кількість і номенклатура – збігаються в договорі, рахунку, накладній, акті
  • Суми – відповідають умовам договору та фактичним розрахункам; якщо відрізняються, то є документальне пояснення різниці
  • Валюта – узгоджена в контракті, інвойсі та фактичному платежі
  • Дати – узгоджуються між собою та відповідають фактичній послідовності операції
  • Підписи – виконані особами, що мають чинні повноваження на момент підписання
  • Відповідність платежу договору – призначення платежу, сума та інші реквізити дають змогу ідентифікувати операцію та відповідають умовам договору

Що допомагає уникнути ризиків

Важливо не лише перевіряти документи, а й мати зрозумілу систему роботи з ними. Ваша бухгалтерія має діяти проактивно: заздалегідь помічати неточності, звіряти зміст документа з реальною суттю операції та контролювати своєчасне отримання первинки. Варто перевіряти весь ланцюг підтвердження операції й подбати про систему зберігання документів.

Помилки в первинних документах не означають автоматичного штрафу чи невизнання операції. Однак що більше неузгодженостей між договором, актами, накладними, платежами та фактичним змістом операції, то складніше бізнесу буде підтвердити свою позицію під час перевірки. Тому найпростіший спосіб зменшити ризики – це перевіряти не окремий документ, а весь ланцюг операції ще до того, як первинка потрапить в архів.

Читайте також